Innkjøpsordrer brukes til en rekke prosesser i anskaffelser. De kan brukes til intern anskaffelse (fra ett anlegg til et annet), ekstern anskaffelse av varer (direkte forbruk eller lager) og tjenester. Den kan også brukes til underleveranser, tredjeparts- og forsendelsesprosesser. Behandling av innkjøpsordre er vist i følgende diagram. Innkjøpsordrer kan opprettes med referanse til en innkjøpsrekvisisjon, RFQ, tilbud, en annen innkjøpsordre, kontrakt, salgsordre.
Hvordan lage en innkjøpsordre
Innkjøpsordrer opprettes ved bruk av standard transaksjon ME21N (eller ME21 - den gamle forekomsten av transaksjonen).
Trinn 1)
- Angi transaksjonskode ME21N .
- Skriv inn leverandøren.
- Skriv inn materialnummer som må anskaffes.
- Angi mengde og måleenhet (valgfritt - systemet bruker UoM fra innkjøpsinfoposten).
- Trykk ENTER for å bekrefte inntastede data.
Innkjøpsordren er nå fylt med informasjon fra innkjøpsinfopost og materialhoved, i kombinasjon med leverandørens stamdata. Dette kan sees på de neste skjermbildene.
Leveringsdato og nettopris fylles ut fra informasjon som er gitt i stamdata.
I skjermbildet nedenfor ble blokk 1 og 2 fylt ut fra innkjøpsinfoposten, mens 3 ble fylt ut fra leverandørmesteren.
Standardtekster fylt ut via kjøpsinfo, registrerer stamdata.
- Info-post PO tekst - tekst fylt ut fra info record master.
- Info-postnotat - fylt ut fra info record master.
- Teksten i dette feltet er den samme som i vår informasjonsregistrering.
Steg 2)
- Du kan se at innkjøpsordren inneholder flere faner på overskriftsnivå. I kategorien "Status" kan du finne litt informasjon om statusen til innkjøpsordren.
- I denne blokken kan du finne generell status (Aktiv) samt bestillingsbekreftelse (Ikke sendt ennå), Leveringsstatus og Fakturastatus.
- Dette er informasjon om mengder og verdi, bestilt antall og verdi, levert antall og verdi, fortsatt for å levere antall og verdi, fakturert antall og verdi, og til slutt informasjon om nedbetaling.
Andre faner inneholder informasjon om organisasjonsdata, import, tilleggsdata, partnere, kommunikasjon, adresse, tekster, betingelser, leverings- / fakturainformasjon.
Trinn 3)
Levering / faktura-fanen inneholder data om betalingsbetingelser og handelsbetingelser. Du kan sette inn betalingsbetingelser her (som = D06 - betaling 30 dager etter levering), handelsbetingelser (i to incoterms-felt - for eksempel EXW Wien).
Trinn 4)
Organisasjonsdata inneholder informasjon om innkjøpsorganisasjon, innkjøpsgruppe og firmakode. Du kan velge en annen kjøpsgruppe hvis du trenger det.
Andre faner
- I kategorien Betingelser kan du finne data om priser og betingelser på overskriftsnivå.
- Fanen Tekster brukes til å vedlikeholde tekster på toppnivå.
- Adresse- fanen inneholder leverandørens adressedata.
- I kategorien Tilleggsdata kan du finne leverandørens kollektive nummer og momsregistreringsnummer.
På varenivå inneholder bestillingen tilleggsinformasjon om varene
- I leveringsplanfanen kan vi legge inn ønsket leveringsplan og mengder som skal leveres til en bestemt dato.
- Kategorien Materialdata inneholder informasjon om leverandørens materialnummer, batch, leverandørparti, EAN-kode etc. Noen av dataene er fylt ut fra innkjøpsinfoposten.
- På leveringsfanen kan du angi leveringstoleranse (over og under levering), angi leveringsstatus, innstillinger for leveringsrest og annen informasjon.
- Fakturafanen inneholder informasjon om fakturarelaterte data og et felt "Skatt" som skal fylles ut hvis det er aktuelt (i vårt tilfelle er avgiftskoden V1 for begge varene).
- Fanen Betingelser brukes til å spesifisere forhold på varenivå.
- Leveringsadresse - firmaets adresse, den kan endres hvis vi vil at materialet skal leveres andre steder.
- Bekreftelseskategorien inneholder data som er spesifikke for kontrollen og avvisning av varen.
Når alle dataene er dobbeltsjekket for feil og angitt nøyaktig, kan vi lagre innkjøpsordren.