Hva er problemstyring?
Problemadministrasjon er prosessen for å gjøre andre oppmerksomme på problemet og deretter løse det så raskt som mulig
For å forstå dette, ta følgende øvelse -
Det er noen typiske problemer i prosjektet
Strategi
- Prosjektet er utenfor budsjettet
- Mangel på synlig ledelsesstøtte for prosjektet
- Prosjektkommunikasjon har vært ineffektiv
- Prosjektledelse prosessen ikke følger standarden
Definisjon
- Feil prosjektmål
- Prosjektomfang er ikke definert riktig
- Uklare prosjektkrav
Menneskelige ressurser
- Prosjektgruppen mangler ferdigheter for å fullføre prosjektet
- Prosjektgruppen er for stor eller for liten og dermed vanskelig å administrere
- Prosjektgruppen er dårlig organisert. De vil ikke jobbe som et team
- Mangel på dyktige medlemmer på grunn av permisjonstaking eller oppsigelser.
Tidsplaner
- Prosjektplanen er for stram. Du har ikke nok arbeidskraft til å overholde tidsfrister.
- Prosjektet trenger noen innspill som testmateriale, programvareverktøy etc. ... men det er forsinkelse i levering.
Hvorfor skjer problemer?
Det er mange grunner som forårsaker problemer. De fleste årsakene har menneskelige feil som årsak. Testlederen, som leder prosjektet, skal ta det fulle ansvaret for prosjektfeilen.
Her er noen vanlige feil som forårsaker problemene
Tilpasse ressurser til feil prosjekter
Guru99 Bank er et komplekst og stort prosjekt. Du trenger mange personell med testferdigheter . Men du valgte ressurser med utviklingsevner. Hva blir problemet?
Følgende problemer kan skje
- Mye tid vil bli kastet bort ettersom utviklerne ikke er utdannede testere og trenger å lære seg å teste. Fristen kan bli savnet.
- Testkvaliteten kan lide.
Matching av ressurser til prosjekter er den viktigste faktoren i prosjektledelse og blir sett på som en kritisk fase for prosjektsuksess. Matching ressurser til prosjektet bør sikre ressursene ferdigheter er i stand til å nå prosjektets forventning.
Prosjektleder mangler ledelsesevner
Du er tilordnet som testleder for Guru99 Bank-prosjektet. Det er gode nyheter, men du har aldri klart et prosjekt før. Du har ingen erfaring med å administrere et prosjekt, det kan forårsake store problemer.
Det er vanskelig å kontrollere et prosjekt, og det er enda vanskeligere hvis prosjektlederen ikke har noen erfaring med å styre prosjektet godt. Erfaring med å kjøre prosjektstatusmøter, håndtere risiko og håndtere prosjektets interessenter er veldig viktig for vellykket utvikling og gjennomføring av et prosjekt.
Prosjektplan
For stram eller løs tidsplan er en av grunnene til at prosjektets fremdrift forsinkes eller overskrides. Denne situasjonen kan oppstå hvis prosjektlederen setter urealistiske tidsplaner mot prosjektoppgavene.
Undervurderer
Vet hvem som er og hva du kan gjøre. Den store feilen Testlederen gjør er at han synes det er enkelt å fullføre ethvert prosjekt. Du må være realistisk i tankene dine og sørge for at du ikke undervurderer dine behov fra begynnelsen.
Ignorerer de små problemene
Noen små problemer i dag kan bli verre i fremtiden. Se følgende eksempel:
Å ignorere problemer gjør bare problemene verre, så det anbefales å gi plass til disse problemene og utvikle en praktisk løsning, selv disse problemene er små.
Ikke følge prosessen
Test Management er en stor prosess som Manager må følge strengt. Hvis du ikke følger prosessen, betyr det at du bryter regelen.
Å ha en prosess på plass vil gi deg struktur og organisering og redusere sjansene for at prosjekter risikerer
Ikke lytter til andre
Du er testleder for prosjektet; du har den høyeste posisjonen i prosjektgruppen. Men du kan ikke gjøre noe alene; du trenger prosjektgruppen din.
Teammedlemmer er sannsynligvis de mest bevisste på forestående utfordringer eller problemer med et prosjekt gjennom sitt daglige arbeid. Hvis en testleder ikke lytter til medlemmets råd og fraråder prosjektgruppen å komme med forslag, kan han til slutt ende opp med at prosjektet mislykkes.
Problemstyringsmetode
La oss starte emnet med følgende scenario
I prosjektet Guru99 Bank, for å lage testplanen, må du analysere og tydeliggjøre kundekravet. Her er et scenario
I dette tilfellet skjedde et problem. Det kom fra kunden. I løpet av fem dager endret han kravet tre ganger. Fickle-klienter kan være et enormt problem fordi han ikke vet hva han vil, før et bestemt stadium er fullført.
Dette emnet viser deg trinnvise retningslinjer for å løse problemet.
Ta opp
På et eller annet tidspunkt i løpet av prosjektet vil risikoen, som du identifiserte i planleggingstrinnene, bli oppfylt, og du har et problem. Du må registrere alle hendelser eller problemer som har skjedd og truer suksessen til prosjektet ditt
I mange prosjekter vil sannsynligvis problemene oppstå i begynnelsen av prosjektet. Så det er en smart idé å oppdage og diskutere problemer under prosjektstart .
Når et problem er identifisert, bør du gjøre følgende:
Registrer prosjektets problemer
Et av de beste verktøyene for å registrere prosjektproblemene er problemlogg . Problemloggen hjelper deg med å fokusere på å finne en løsning på et problem.
Du kan opprette problemloggen selv eller bruke malloggen i denne artikkelen som referanse.
Still inn prioritetsnivået
Ikke glem problemprioriteten, du tilordner alltid et prioritetsnivå til et problem. Det er tre spørsmål som ofte brukes
Hvilken prioritet vil du sette for problemet som er nevnt i ovennevnte emner? Hvilken prioritet vil du sette for problemet som er nevnt ovenfor (Kundeendringskrav ofte)?A) KritiskB) Major
C) Mindre
feil korrekt
Hvis kunden ikke løser kravet, kan ikke TestManager estimere og lage planen. Prosjektet kan ikke fortsette.
Det er kritisk problem og må løses umiddelbart
Tilordne eieren til problemene
Tilordne prosjektutgave til personen som er best egnet til å håndtere det. Denne personen er noen i eller utenfor prosjektgruppen. Men hvis du tildeler det, sørger noen utenfor teamet for at de vet hva de går inn i!
For ovennevnte utgave av Kundeendringskrav, kan du velge en person som har den beste kommunikasjonsevnen for å løse problemet. Han vil jobbe som broingeniør for å forhandle med kunden, be dem om å løse kravet for å fortsette prosjektet.
Spor problemstatus
Etter å ha tildelt eieren til problemet, må du sjekke problemloggen og oppdatere problemstatus regelmessig. Følgende figurer representerer typen risiko
Rapportere
Dokumenter viktige prosjektproblemer i dine vanlige fremdriftsrapporter (høydepunkt), og eskaler problemene med høy prioritet til prosjektstyret.
Ekspert prosjektledere stoler sterkt på en statusrapport for prosjektproblemer, spesielt hvis et prosjekt er stort og har mange interessenter.
For å hjelpe deg med å lage din egen rapport, kan du bruke eller bruke malrapporten for prosjektutgave i denne artikkelen.
Kontrollprosjektproblemer
Prosjektlederen er ansvarlig for kontrollen av prosjektproblemer og bør nøye vurdere følgende aktiviteter
- Erkjenn menneskene som kan ha innvirkning på å løse problemet.
- Stopp alle aktiviteter rundt problemene og før du løser problemet først. Du er prosjektleder og har kontroll over situasjonen, ikke skynd deg med prosjektet med mindre du løser problemer.
- Tenk nå hardt på å følge spørsmålene for hvert nummer i loggen
- Lag en liste over mulige handlinger eller alternativer som kan gi gjennombruddet du søker. Begrens deretter listen din og velg de alternativene som mest sannsynlig vil løse problemet.
Feil korrekt
I det interaktive elementet ovenfor kan du bruke en hvilken som helst handling for å løse problemet, for eksempel A, B eller C. Men i noen tilfeller kan du bare bruke ett alternativ, ikke nok til å løse problemet helt. Den beste måten er å kombinere alle alternativene.
Hvis du for eksempel velger alternativ A "Hold møtet med kunden for å gjøre kravet klart og grunnleggende så snart som mulig". Hva vil du gjøre hvis du og din kunde ikke kan stille det endelige kravet etter et slikt møte? Du må få mer støtte fra høyere nivå for å forhandle med kunden (alternativ B). Hvis kundene ikke er profesjonelle, vet de ikke engang nøyaktig deres krav. I slike tilfeller bør du foreslå nye ideer til kunden om produktkravet.