Det finnes forskjellige standard korrespondansetyper som fakturautskrift, kontoutskrift osv. Egendefinerte korrespondansetyper kan også opprettes.
Korrespondanser kan opprettes på tidspunktet for spesiell behandling av forretningstransaksjoner eller på et senere tidspunkt for allerede opprettede transaksjonsposteringer.
Korrespondanse kan sendes til kunde / leverandør i forskjellige formater som e-post og faks. Korrespondanse er i utgangspunktet brev etc. som sendes fra SAP til leverandør / kunde etc.
Korrespondanse kan opprettes enkeltvis eller kollektivt, ad-hoc eller via automatisert batchjobb.
I denne veiledningen vil du lære-
- Typer korrespondanse
- Korrespondansekonfigurasjoner
- Korrespondansegenerasjon
- Korrespondanseutskrift
- Korrespondanse via e-post
Typer korrespondanse
Følgende er en eksempelliste over forskjellige standard korrespondansetyper, som kan kopieres for å lage et spesifikt tilpasset skjema, program osv.
| Korrespondansetype | Korrespondanse Beskrivelse | Utskriftsprogram | Nødvendige data | Eksempel på standard SAP-skriptform |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Betalingsvarsler | RFKORD00 | Dokumentnummer | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Kontoutskrifter | RFKORD10 | Kontonummer og dato | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Uttalelser om vekslingskostnader | RFKORD20 | Dokumentnummer | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interne dokumenter | RFKORD30 | Dokumentnummer | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Enkeltbrev | RFKORD40 | Kontonummer | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Dokumentutdrag | RFKORD50 | Dokumentnummer | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Kundeuttalelser | RFKORD11 | Kundenummer og dato | F140_CUS_STAT_01 |
Korrespondansekonfigurasjoner
Konfigurasjon av korrespondanse i SAP kan utføres i følgende trinn nedenfor
Trinn 1) Definer korrespondansetype
Sti: - SPRO> Finansregnskap (Ny)> Kundefordringer og leverandørgjeld> Kundekontoer> Linjeposter> Korrespondanse> Angi og kontroller innstillinger for korrespondanse> Definer korrespondansetyper
Transaksjonskode: - OB77
Her er forskjellige SAP standard korrespondansetyper tilgjengelig. Du kan også lage dine tilpassede korrespondansetyper. Du kan spesifisere at hvilke data som kreves for å generere korrespondanse, for eksempel for kontoutskrift kan du spesifisere at kunde / leverandørmester er nødvendig for uttalelsen. Du kan også spesifisere datoparametrene og teksten som skal vises for datovalg.
Trinn 2) Tilordne program til korrespondansetype
Sti: -SPRO> Finansregnskap (Ny)> Kundefordringer og leverandørgjeld> Kundekontoer> Linjeposter> Korrespondanse> Angi og kontroller innstillinger for korrespondanse> Tildel programmer for korrespondansetyper
Transaksjonskode: - OB78
Her må du koble korrespondansegeneratorprogrammet til korrespondansetypen. Du kan også spesifisere forskjellige programmer for forskjellige firmakoder. (Du kan også angi standardvarianten her for at programmet skal kjøres. Du kan opprette en slik variant fra transaksjon SE38 / SA38 for programmet.)
Du kan også lage ditt eget tilpassede program som en kopi av standardprogrammet og kan gjøre passende endringer for å imøtekomme ethvert av dine kundespesifikke behov.
Trinn 3) Bestem innkallingsfunksjoner for korrespondansetype
Sti: -SPRO> Finansregnskap (Ny)> Kundefordringer og leverandørgjeld> Kundekontoer> Linjeposter> Korrespondanse> Angi og kontroller innstillinger for korrespondanse> Bestem innkallingsfunksjoner
Transaksjonskode: - OB79
Her må du spesifisere at på hvilket tidspunkt du kan generere den korrespondanse typen. Du kan også spesifisere en annen innstilling for forskjellige firmakoder. De forskjellige alternativene som er tilgjengelige er: -
- På tidspunktet for dokumentinnføring (f.eks. FB50, FB60, etc.)
- På tidspunktet for innleggelse av betalinger (f.eks. F-28, F-26 osv.)
- På tidspunktet for dokumentvisning eller endring (f.eks. FB02, FB03, etc.)
- På tidspunktet for kontovisning (f.eks. FBL1N, FBL5N, etc.)
Trinn 4) Tilordne korrespondanseskjema til korrespondanseprogram
Sti: -SPRO> Finansregnskap (Ny)> Kundefordringer og leverandørgjeld> Kundekontoer> Linjeposter Korrespondanse> Angi og kontroller innstillinger for korrespondanse> Definer skjemanavn for korrespondanse Skriv ut
Transaksjonskode: - OB96
Her må du spesifisere hvilken skjemadefinisjon som skal brukes av korrespondanseprogrammet. Du kan også spesifisere en annen innstilling for forskjellige firmakoder. (SAP Script-skjemaet er definert ved hjelp av transaksjonen SE71 , der de forskjellige dataene er ordnet i utdataformatet for å bli behandlet. Dette SAP Script-skjemaet definerer layoutet i utdataene.)
Du kan også bruke tosifrede skjema-ID-er, som du kan ringe forskjellige skjemaer for forskjellige skjema-ID-er i samme firmakode.
Denne skjema-ID-en kan gis i valgskjermen for utskriftsprogrammet som genererer korrespondanse. Du kan bare velge én skjema-ID om gangen for korrespondanse. Du kan opprette flere korrespondansetyper, og utløse forskjellige skjema-ID-er.
Trinn 5) Definer avsenderinformasjon for korrespondanse
Sti: -SPRO> Finansregnskap (Ny)> Kundefordringer og leverandørgjeld> Kundekontoer> Linjeposter> Korrespondanse> Angi og kontroller innstillinger for korrespondanse> Definer avsenderinformasjon for korrespondanseskjema
Transaksjonskode: - OBB1
Du kan her koble detaljene for topptekst, bunntekst, signatur og avsender. Denne teksten er definert ved hjelp av transaksjonen SO10 med tekst-ID som lenket ovenfor (f.eks. ADRS). Du kan også angi en annen innstilling for forskjellige firmakoder. (Du kan også definere tosifret avsendervariant, som du kan gi til valgparametrene for utskriftsprogrammet. Dette vil muliggjøre forskjellige avsenderdetaljer innen samme firmakode.)
Trinn 6) Definer sorteringsvarianter for korrespondanse
Sti: -SPRO> Finansregnskap (Ny)> Kundefordringer og leverandørgjeld> Kundekontoer> Linjeposter> Korrespondanse> Angi og kontroller innstillinger for korrespondanse> Definer sorteringsvarianter for korrespondanse
Transaksjonskode: - O7S4
Du kan her spesifisere at i hvilken rekkefølge korrespondansebrevene blir generert. Hvis du f.eks. Genererer kontoutskrift for flere leverandører, blir leverandørene sortert i denne rekkefølgen, og deretter blir brevet generert. Denne sorteringsvarianten kan gis i valgskjermen for utskriftsprogrammet som genererer korrespondanse.
Trinn 7) Definer sorteringsvarianter for ordrelinjer i samsvar
Sti: -SPRO> Finansregnskap (Ny)> Kundefordringer og leverandørgjeld> Kundekontoer> Linjeposter> Korrespondanse> Angi og kontroller innstillinger for korrespondanse> Definer sorteringsvarianter for ordrelinjer
Transaksjonskode: - O7S6
Du kan her spesifisere at i hvilken rekkefølge de forskjellige ordrelinjene skal vises i korrespondansebokstaver. F.eks. Hvis en leverandørkontoutskrift har flere fakturaer, blir fakturaene sortert i denne rekkefølgen, og deretter blir brevet generert.
Denne sorteringsvarianten kan gis i valgskjermen for utskriftsprogrammet som genererer korrespondanse.
Korrespondansegenerasjon
Som vist tidligere også når du konfigurerer innkallingspunktet, kan korrespondansen genereres ved følgende tidspunkter: -
- På tidspunktet for dokumentinnføring (f.eks. FB50, FB60, etc.)
- På tidspunktet for innleggelse av betalinger (f.eks. F-28, F-26 osv.)
- På tidspunktet for dokumentvisning eller endring (f.eks. FB02, FB03, etc.)
- På tidspunktet for kontovisning (f.eks. FBL1N, FBL5N, etc.)
Korrespondanse kan genereres for et bestemt dokument eller for leverandør (er) / kunde (r) konto. Påfølgende lysbilder vil forklare generering av korrespondanse via forskjellige måter og utskrift.
Korrespondansegenerering (metode A): -
Korrespondansen kan genereres mens du oppretter, endrer eller viser dokumentet.
For dette, gå til Miljø> Korrespondanse og velg relevant korrespondansetype, se f.eks. Skjermbildet nedenfor i FB70 kundefakturaoppretting: -
På samme måte kan du opprette korrespondansen fra dokumentvisning / endring fra transaksjonen, som i FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, etc.
Korrespondansegenerering (metode B)
For eksisterende regnskapsdokumenter kan du bruke transaksjonskode FB12 .
Heretter skriver du inn firmakoden, og spør korrespondanse. Velg Korrespondansetype, så blir du bedt om å oppgi dokumentnummer / kontonr. etc. basert på korrespondansetypeinnstillingen. Etter dette blir korrespondansen bedt om.
Korrespondansegenerering (metode C)
Fra transaksjon F.27 kan du generere korrespondanse (kontoutskrift) for leverandør (er) / kunde (r).
Her "Indikator i hovedregistrering" skal den gitte verdien matche med verdien gitt i kunde- / leverandørstamdata> Firmakode> Korrespondanse.
Hvis du merker av for "Individuell forespørsel", hvis den samme leverandøren / kunden har ordrelinjer i flere firmakoder, blir det generert en separat uttalelse for hver firmakode.
Korrespondanseutskrift
Korrespondanseutskrift (metode A): -
Bruk transaksjonskode F.61 til å skrive ut den relevante korrespondansetypen som allerede er generert. Ved utførelse vil den ganske enkelt skrive ut korrespondansen (Hvis e-post / faks osv. Er konfigurert, vil utdata genereres i det formatet)
Korrespondanseutskrift (metode B): -
Fra transaksjon F.64 kan du se korrespondansebrevet (Spool) generert og kan skrive det ut. (Forskjellen fra F.61 er at i F.64 kan du også utføre andre operasjoner (som sletting, forhåndsvisning av utskrift, etc.) for korrespondanse som allerede er generert.)
Den genererte spolen kan sees og skrives ut fra transaksjon SP02 eller System> Egen spoolforespørsel .
Korrespondanse via e-post
Vedlikehold e-postadressen i innstillingen i kunde- / leverandørmasteren> Generelle data> Adresse-fanen> Kommunikasjon, og velg kommunikasjonsmetoden som e-post.
Vedlikehold også e-post-ID-en i kunde- / leverandørmasteren> Firmakodedata> Korrespondanse-fanen.
Deretter vil korrespondansen for denne kunden / leverandøren bli generert i e-postformat i stedet for utskrift (med tanke på brukerinngangsinnstillingen for å bestemme kommunikasjonsmetoden i brukerutgangen gitt i neste lysbilde.)
(Merk: På samme måte kan du foreta innstillinger for faksutgang ved å velge standardkommunikasjon som faks og vedlikeholde faksnr.)
Denne artikkelen er bidratt av Manisha Singh