Prosjektkostnadsledelse
Prosjektkostnadsledelse er definert som prosessen med å planlegge og kontrollere prosjektet kostnadseffektivt. Den definerer hvilke kostnader som kreves for hver leveranse. Kostnaden for prosjektet kan estimeres fra forskjellige prosesskilder (eksempler nedenfor)
- Opprette arbeidsbruddstruktur (WBS)
- Utvikle tidsplan
- Planlegg menneskelige ressurser
- Identifisere risikoer
Inngangene til kostnadsstyring inkluderer,
- Prosjektledelsesplan
- Prosjekt charter
- Industrielle miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Mens produksjonen av dette er
- Kostnadsstyringsplan.
Å lage estimering og kostnad for prosjekt er en ekstremt viktig del av enhver prosjektledelse. Ulike ting tas i betraktning når vi beregner budsjett for prosjekt som arbeidskostnader, nødvendig utstyrsinnsamling, materialkostnader etc.
Hva er prosjektkostnadsestimering?
Prosjektkostnadsestimering er definert som prosessen med å tilnærme de totale utgiftene til prosjektet. Nøyaktigheten av kostnadsestimasjonen avhenger av nøyaktigheten og detaljene i prosjektomfanget, som er omfangets basislinje. Omfanget vil også definere eventuelle begrensninger som dato, ressurser eller budsjett. Risikoregisteret hjelper deg med å beregne estimerte kostnadstyper, utgiftene bak den betingede tiltaket og utgiftene som er gjort for å takle risikoen.
For å estimere prosjektkostnadene må du kategorisere ulike kostnadstyper i kategorier som
- Arbeidskostnad
- Utstyrskostnad
- Kostnad for forsyninger
- Reisekostnad
- Treningskostnad
- Overheadkostnader osv.
Teknikker som brukes til å estimere prosjektkostnadene
For å estimere prosjektkostnadene formelt er det få metoder (teknikker) som brukes som følger:
- Analog estimering
Denne estimeringsteknikken er basert på ekspertvurderinger og informasjon basert på lignende tidligere prosjekter. Når tidligere utførte lignende prosjektkostnader blir vurdert med pluss eller minus 20% for eksisterende prosjekt.
- Parametrisk estimering
Tidligere data eller post brukes til å estimere kostnadene for det aktuelle prosjektet.
- Estimering nedenfra og opp
Når du har definert omfanget av prosjektet, er det den mest pålitelige teknikken. I denne teknikken, basert på WBS, estimerer du kostnaden for hver ressurs eller leveranser.
På samme måte er det andre metoder (teknikker) som kan være nyttige for å estimere kostnader som PERT-estimering, leverandørbudsanalyse, etc.
Prosjektbudsjettplanlegging
Hovedformålet med denne aktiviteten er å fordele og autorisere de økonomiske ressursene som kreves for å fullføre prosjektet. Hovedoutputen for å bestemme budsjettet inkluderer baseline for kostnadsytelse. Den spesifiserer ikke bare hvilke kostnader som vil påløpe, men også når det vil påløpe kostnader. Inngangene for å bestemme budsjettet inkluderer
- Anslag for aktivitetskostnader
- Grunnlag for estimater
- Omfang grunnlinje
- Prosjektplan
- Ressurskalendere
- Kontrakter
- Organisasjonsprosessmidler
Resultatet av denne prosessen er
- Baseline for kostnadsytelse
- Prosjektfinansieringskrav
- Prosjektdokumentoppdateringer
Prosjektbudsjetteringen utføres parallelt med prosjektplanleggingsprosessen. Det er veldig avhengig av tre komponenter -
- Kostnadsoverslag
- Oppgavevarigheter
- Tildelte ressurser
Under prosjektbudsjettering kommuniserer prosjektleder med forskjellige personer som er ansvarlige for å styre arbeidsinnsatsen, samt estimere prosjektkostnader.
Han vil bruke ulike prosjektutsikter som prosjektets nedbrytningsstruktur, kostnadsoverslag, historiske data og poster, ressursinformasjon og policyer.
Uten risikovurdering er ikke budsjetteringsprosessen fullført. Risikovurderingsprosessen tar hensyn til faktorer som tidsmangel, tilgjengelighet av ressurser, erfaring fra utviklingsteam, teknologi som brukes osv. Risikovurderingen kan være et beløp mellom 25 og 30 prosent av den totale prosjektkostnaden.
Prosjektkvalitetsstyringsplan
Kvalitetsstyringsprosessgruppen består av tre prosesser,
- Planlegg kvalitet
Plankvalitetsprosessen innebærer å identifisere hvilken standardkvalitet som er relevant for prosjektet og hvordan de skal oppfylles. Det inkluderer også å identifisere kvalitetsmålinger og standardtiltak for prosjektprosesser, krav til regelverk, produktfunksjonalitet, dokumentasjon, etc.
Inngangene til planens kvalitetsstyring inkluderer
- Prosjektledelsesplan
- Interessentregister
- Risikoregister
- Kravdokumentasjon
- Industrielle miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Resultatet for kvalitetsstyringen er
- Kvalitetsstyringsplan
- Prosessforbedringsplan
- Kvalitetsberegninger
- Kvalitetssjekklister
- Oppdateringer av prosjektdokumenter
- Kvalitetssikring
Denne fasen inkluderer hovedsakelig to aktiviteter, først å analysere prosjektkvalitet og forbedre prosjektkvaliteten. Det er en prosess med å revidere kvalitetskravene og resultatene fra kvalitetskontrollmåling for å sikre at kvalitetsstandarden opprettholdes gjennom hele prosessen. Inngangene for dette vil være det samme som resultatet av planens kvalitetsstyring mens
Resultatet av denne prosessen vil være
- Forespørsel om endring
- Prosjektledelsesplan
- Oppdateringer av prosjektdokumenter
- Organisasjonsprosess oppdateringer av eiendeler
- Kvalitetskontroll
Dette vil bli utført for å kontrollere kvaliteten gjennom hele prosjektets livssyklus. Den definerer hvordan kvalitetsstandarden kan oppfylle de definerte kvalitetsstandardene. Resultatet av kvalitetssikring vil være input for kvalitetskontroll. Mens utgangen vil
- Målinger av kvalitetskontroll
- Valider endringer
- Bekreftede leveranser
- Informasjon om arbeidsytelse
- Forespørsel om endring
- Prosjektledelsesplan
- Oppdateringer av prosjektdokumenter
- Organisatoriske prosessoppdateringer
Prosjekt Human Resource Management
HR-ledelse inkluderer prosessen med å organisere, administrere og lede prosjektgruppen. Den består av personer med tildelte roller og ansvar for å fullføre prosjektet. HR-ledelsen vil håndtere fire prosesser.
- Utvikle menneskelig ressursplan : Dette trinnet definerer prosjektroller og ansvar, prosjektorganiseringskart og personalstyringsplan
Innspillene for dette vil
- Prosjektledelsesplan
- Krav til aktivitetsressurser
- Industrielle miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Resultatet for dette vil være
- Plan for menneskelig ressursforvaltning
- Skaff deg prosjektgruppe :
Denne fasen bekrefter tilgjengeligheten av menneskelig ressurs og skaffer teamet som er nødvendig for å fullføre prosjektaktivitetene. Inngangen for dette trinnet vil være utgangen fra forrige trinn. Mens produksjonen fra dette stadiet ville være
- Prosjektmedarbeideroppgaver
- Ressurskalendere
- Oppdateringer av prosjektledelsesplan
- Utvikle prosjektgruppe :
I denne fasen er fokuset å forbedre teamets effektivitet, samspillet mellom teammedlemmene og forbedre den totale team- og prosjektytelsen. Inngangen for dette trinnet vil være utgangen fra forrige trinn. Mens produksjonen for dette stadiet ville være
- Team ytelsesvurderinger
- Bedriftens miljøfaktorer oppdateringer
- Administrer prosjektgruppen :
Denne prosessen inkluderer sporing av teammedlemmers ytelse, løsning av problemer, tilbakemelding og administrering av et team for å optimalisere prosjektytelsen. Inngangen for dette trinnet vil være utgangen fra forrige trinn. Mens produksjonen for dette stadiet ville være
- Forespørsel om endring
- Oppdateringer av prosjektledelsesplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
- Bedriftens miljøfaktorer oppdateringer
- Organisatoriske prosessoppdateringer
Prosjektkommunikasjonsledelse
Her betyr ikke prosjektkommunikasjon å kommunisere muntlig med hverandre, men å overføre prosjektrelatert informasjon effektivt med prosjektgruppen, interessenter, prosjektledere osv. Den skal ta for seg risikotiltak og vurderinger, prosjektplaner, møteledelse og handlinger, gjennomgang og gange gjennombrudd osv.
Dette segmentet dekker hovedsakelig fem områder
- Kommunisere med interessenter
Det er prosessen med å utvikle en tilnærming for å kommunisere med interessenter effektivt og forstå deres krav. Inndata for dette ville være
- Prosjektledelsesplan
- Interessentregister
- Industrielle miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Mens produksjonen for dette vil være
- Kommunikasjonsstyringsplan
- Oppdateringer av prosjektdokumenter
- Administrer kommunikasjon
Det er prosessen med lagring, distribusjon, innsamling og henting av prosjektinformasjon i samsvar med en kommunikasjonsplan. Inngangen til dette stadiet ville være
- Industrielle miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
- Rapporter om arbeidsytelse
- Kommunikasjonsstyringsplan
Mens produksjonen ville være
- Prosjektkommunikasjon
- Oppdateringer av prosjektledelsesplan
- Oppdateringer av prosjektdokumenter
- Organisatoriske prosessoppdateringer
- Kontrollkommunikasjon
Det er prosessen med å kontrollere og overvåke kommunikasjon gjennom hele prosjektets livssyklus. Innspillet for dette stadiet ville være
- Prosjektledelsesplan
- Prosjektkommunikasjon
- Utgivelseslogg
- Data om arbeidsytelse
- Organisasjonsprosessmidler
Mens produksjonen fra dette stadiet ville være
- Informasjon om arbeidsytelse
- Endre forespørsler
- Oppdateringer av prosjektledelsesplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
- Organisatoriske prosessoppdateringer
Sammendrag
Kostnadsstyring er prosessen med å planlegge og kontrollere prosjektet kostnadseffektivt. Det hjelper deg med å registrere og spore utgiftene du har gjort etter prosjektet.
For å se at prosjektet ditt er fullført i en gitt tidslinje og et budsjett, vil vi se hvilken risikofaktor som må dempes i neste opplæring.