Det vil være tider når du blir bedt om å analysere store datamengder og produsere rapporter som er enkle å lese og forstå. Pivottabeller lar oss analysere slike data og produsere rapporter som oppfyller kravene til forretningsrapportering.
I denne opplæringen skal vi dekke følgende emner;
- Hva er et pivottabell?
- Trinn for trinn veiledning om hvordan du lager pivottabeller
- 2-dimensjonale pivottabeller
- Visualisering av pivottabelldata ved hjelp av diagrammer
Hva er et pivottabell?
En pivottabell er et sammendrag av et stort datasett som vanligvis inkluderer totaltall, gjennomsnitt, minimum, maksimum osv. La oss si at du har salgsdata for forskjellige regioner, med en pivottabell, kan du oppsummere dataene etter region og finne gjennomsnittlig salg per region, maksimalt og minimumssalg per region osv. Pivottabeller lar oss analysere, oppsummere og vise bare relevante data i rapportene våre.
Trinn for trinn veiledning om hvordan du lager pivottabeller
Bildet nedenfor viser eksemplene på salgsdata samlet fra North wind access database.
Du kan laste ned eksempeldataene her.
Last ned Excel-datafilen ovenfor
Som du kan se fra bildet ovenfor, inneholder regnearket vårt mye data. La oss si at vi ønsker å lage et sammendrag av kunder, gruppere alle ordrene etter produkt og vise mengder, enhetspris og delsummer for alle transaksjonene.
- Åpne Excel-filen du lastet ned
- Klikk på INSERT-fanen på båndet
- Du får følgende vindu
- Klikk på knappen for valg av tabell / område som vist på bildet ovenfor
- Du får følgende mini-vindu
- Klikk i celleadresse A1
- Trykk på Ctrl + A på tastaturet for å velge alle datacellene
- Minivinduet ditt vises nå som følger
- Klikk på Lukk-knappen for å komme tilbake til alternativvinduet
- Klikk på OK-knappen
- Velg følgende felt
- Selskapsnavn
- Produktnavn
- Enhetspris
- Mengde
- Delsum
- Regnearket ditt skal nå se ut som følger
- Merk at ovennevnte data er gruppert etter kundens firmanavn, produktnavn, enhetspris, sum av mengder og summen av delsummen.
- Legg merke til rullegardinknappen ved siden av Rows Labels. Denne knappen lar oss sortere / filtrere dataene våre. La oss anta at vi bare er interessert i Alfreds Futterkiste
- Klikk på rullegardinlisten Radmerker som vist nedenfor
- Fjern krysset fra (Velg alt)
- Velg Alfreds Futterkiste
- Klikk på OK-knappen
- Du får følgende data
2-dimensjonale pivottabeller
En todimensjonal pivottabell er en tabell som har felt på både rader og kolonner. La oss si at vi vil liste ansattes navn som rader og bruke kolonner til å representere kundenavn og fylle ut cellene med det totale salget.
- Aktiver salgsdatabladet
- Klikk på INSERT-fanen
- Klikk på Pivot Chart & Table-knappen
- Velg alle dataene. Excel skal nå huske forrige område, så du må bare klikke på OK-knappen
- Et nytt ark blir opprettet med pivottabellverktøyene
- Velg feltene som vist på bildet nedenfor
Dreiebordet ditt vil nå se ut som følger
Visualisering av pivottabelldata ved hjelp av diagrammer
Med Excel 2013 trenger du ikke å lage kartene manuelt. Excel vil lage diagrammer for deg når du oppretter pivottabellene, endrer samlede funksjoner, bruker filtre osv.
Diagrammet nedenfor ble automatisk opprettet for oss fra den enkle pivotdiagrammet som bare filtrerte data for Alfreds Futterkiste.
Sammendrag
Pivottabeller og diagrammer gjør det mulig for oss å oppsummere og analysere store datasett. Vi kan bruke samlede funksjoner som SUM, MINIMUM, MAKSIMAL, GJENNOMSNITT osv. Kartene blir automatisk opprettet og oppdatert for oss av excel når vi jobber med dataene.